¿Cómo elegir un Sistema de Punto de Venta?

Un Sistema de Punto de Venta se utiliza en un comercio ó negocio para automatizar el pago del producto ó servicio ofertado.
Para elegir un Sistema Punto de Venta hay una serie de consideraciones que se deben tomar para hacer la correcta elección. Algo muy importante es definir cuál es el objetivo de contar con este tipo de sistema.
Uno de los objetivos principales para instalar un sistema de punto de venta es hacer más rápido el proceso de cobro al efectuar una venta en un comercio ó negocio y llevar un control sistematizado de la información generada en esta operación y que posteriormente se utilizará para tomar decisiones relacionadas con el incremento de ventas y que darán como resultado el crecimiento del negocio ó comercio.

Las acciones que suceden en este evento son:
- Mostrar el precio de venta del producto al cajero y al cliente
- Mostrar el total a pagar al cajero y al cliente
- Totalizar la Venta
- Recibir el pago: moneda, cheque, tarjeta de crédito, etc.
- Imprimir un comprobante para el cliente al momento del pago
- Elaborar un reporte de ventas

Hay una serie de requerimientos previos con los que debe contar el comercio ó negocio para implantar un Sistema de Punto de Venta.
1. Catálogo de productos ó servicios.
Este catálogo debe contener:
- Un número de parte ó código de barras del producto.- Generalmente, este número ó codigo de barras es proporcionado por el fabricante de producto. En el caso de servicios, se debe crear un número para tal servicio. Todos los productos ó servicios deberán tener asignado un número para ser incluídos en este catálogo. En el caso que se utilice un lector de código de barras, todos los productos deberán contar con este código de barras; en caso de que no lo tengan, solicitar al fabricante ó proveedor que lo imprima en una etiqueta y lo adhiera al producto ó en al propio envase. Habrá casos en que se deberán crear esas etiquetas para ser adheridas al producto. En el caso de los servicios, se recomienda crear un "menú" de códigos para que en el momento del cobro, se lea con el lector de barras, el código correspondiente al servicio que se está cobrando.
- Descripción del producto que indique unidad de medida
- Precio de Compra
- Precio de Venta
- Inventario o existencia inicial

2. Dispositivo o Sistema Computacional de Punto de Venta

A) Caja Registradora.

Un dispositivo que tiene mucho tiempo en el mercado y que hoy se sigue utilizando es la Caja Registradora.

Básicamente se trata de un dispositivo electromecánico que consta de:
- un teclado, que puede ser numérico, alfanumérico e incluso con teclas pre-programadas para funciones específicas
- un display electrónico que muestra la información al cajero y al cliente
- un cajón de dinero para almacenar los billetes y monedas
- una impresora interna (de matriz o térmica) que imprime sobre papel en rollo
- un switch electromecánico con llave de seguridad para diferentes acciones: programación, autorización de operaciones, “cortes” de caja, cajeros, etc.
- puerto de comunicaciones para dispositivos externos, como lector de códigos de barras ó impresora

El manejo de los artículos se realiza por medio de “familias” o “departamentos” de modo que se agrupen productos semejantes y posteriormente la información sea más sencilla para su clasificación, control y medición.
Los productos en la tienda se agrupan por departamentos. Se les asigna un número, el cual será, por ejemplo, el Departamento1. Posteriormente se asigna a cada artículo un número consecutivo. A este número resultante se le llama SKU (Stock Keeping Unit) o PLU (Price Look Up).

EJEMPLO:

Departamento1 (1) Bebidas
Artículo 1 será (100) Jugo de Manzana
Artículo 2 será (101) Jugo de Uva
Artículo 3 será (102) Jugo de Mango

Departamento2 (2) Sopas
Artículo 1 será (200) Sopa de Espárragos
Artículo 2 será (201) Sopa de Papa
Artículo 3 será (202) Sopa de Fideos
...
...
Departamento15 (15) Galletas
Artículo 1 será (1500) Galletas de Fresa
Artículo 2 será (1501) Galletas de Chocolate
Artículo 3 será (1502) Galletas de Vainilla

Estos SKU’s ó PLU’s se introducen a la caja registradora manualmente, o por medio de una computadora conectada a la caja registradora.
Cada PLU se da de alta con el precio unitario.
Se da de alta la tasa de impuesto al valor agregado (IVA). Algunas cajas registradoras pueden manejar más de un impuesto. Se puede seleccionar la forma de pago: tarjeta, efectivo, crédito, etc.
Algunas cajas registradoras cuentan con puertos RS232 para conectar: un lector de código de barras, impresoras externas, y comunicarse con la computadora.
Al utilizar el lector de código de barras, se puede dar de alta muy fácilmente los productos que tienen código de barras y en el momento de efectuar el cobro, es muy mas sencillo, ya que no se requiere teclear el PLU del articulo; solamente se lee el código de barras y se despliega automáticamente la descripción y el precio.
Los reportes de ventas y acumulados se pueden obtener impresos sobre el mismo rollo de papel o conectándose a la computadora.
La Secretaria de Hacienda requiere que las tiendas y negocios con venta al público cuenten con algún tipo de método de comprobación fiscal y que emita un comprobante fiscal impreso y las operaciones se graben en una memoria permanente. Existen cajas registradoras que cuentan con memoria fiscal que pueden ser utilizadas para este fin.

La Caja Registradora puede considerarse un método BASICO para llevar el control de ventas en un negocio.
Sus ventajas:
- Precio bajo
- Facilidad de uso al requerir mínima capacitación al usuario
- Puede incorporar un teclado totalmente personalizado con teclas pre-programadas para acciones específicas
- Obtención de acumulados de forma sencilla
- Elaboración de un comprobante de venta de modo económico
- Puede ser comprobante fiscal
Se utiliza en:
- Tiendas o negocios con poca variedad de productos
- Negocios de comida rápida
- Negocios de servicios


Cuando el control de productos es critico por su variedad y la profundidad de detalle en la información es mayor, es cuando se hace necesario utilizar sistemas mas sofisticados.
A partir de la aparición de las computadoras, se fueron utilizando más en esta actividad comercial y en la actualidad está muy difundido su uso para tomar el lugar de la caja registadora.

B) Computadora con Sistema de Punto de Venta

En la actualidad, se ha vuelto cada vez más popular la utilización de programas para computadora que controlan el Punto de Venta.
Su funcionalidad se ha extendido mas allá del simple control del cobro. Ahora estos sistemas ofrecen funciones como elaboración de reportes, gráficas e informes que se utilizan para programas de contabilidad y financieros.
Hay muchas marcas en el mercado, pero lo más importante es elegir el sistema que nos ofrezca facilidad de uso además de un soporte de preventa y postventa asi como actualización periódica de versiones.

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