Punto de Venta... ¿qué es?

Esta es una pregunta que muchas veces nos hacemos.
Para ejemplificarlo, presentamos aqui una historia que puede suceder en algún lugar...

Un día en la tienda de abarrotes de la esquina…

—Y dígame Sra. que le puedo ofrecer?
—Tendrá 3 latas de frijoles y también una lata de rajas verdes?
—Claro que si, como no, ahorita mismo… y usted Srita.?
—Pues a mi déme un paquete de harina y un frasco de esencia de vainilla.
—Como no! Oye, Juan, donde están las latas de frijoles?... y se oye un grito:
—Pues ahí abajo, junto al azúcar, cerca del aceite.
—Oiga Sra., tengo dos latas de frijoles negros refritos y chiles… solamente me quedan chiles secos.
—Ay Don Paco, me urgen los frijoles pero que sean bayos de olla y las rajas… esas no me las perdona mi suegra! Pero como me dice que no hay? Si todavía hace 2 días vine por 3 latas! No me diga eso!
—Perdóneme doña pero es que no estuve ayer y no me di cuenta que vendió Juan.
—Don Paco, y mi encargo? Porque a mi patrona le urge la harina para el pastel…
—Mmmm… déjeme ver… Juan!!! Donde están las cajas de harina de pastel!
—No hay! Solo de hot cakes!
—Pero si te dije que compraras mas ahora que fuiste a la central!!! Desde la semana pasada ya se habían terminado!!!
—No Don Paco, eso fue la otra vez; ahora no me encargo harina…

… y esas fueron otro par de ventas que se le fueron a Don Paco por no saber que comprar con el proveedor ni que es lo que había vendido. Todo hubiera sido más fácil si contara con un Sistema Punto de Venta que le ayudaría a conocer sus niveles de inventarios, sus requisiciones de compras y además llevar el control exacto de las ventas.

Empecemos por definir que es Punto de Venta.
Se llama así al lugar en el que efectuamos una transacción comercial de compra-venta. Este nombre se ha utilizado también para definir una terminal de autorización de tarjetas bancarias, una caja registradora, un cobrador o cajero, una computadora con un programa para cobrar, etc.
Podemos denominar al Punto de Venta como el conjunto de accesorios y programas para computadora que funcionando en conjunto, realizan operaciones que permiten imprimir un ticket y/o factura de venta, emitir reportes relacionados con la misma, así como llevar el control de inventarios y operaciones comerciales determinadas.

Los negocios y tiendas en donde se puede utilizar un Punto de Venta son muy variados. Van desde una pequeña tienda de abarrotes, pasando por las grandes cadenas de supermercados, hasta tiendas de venta de cualquier tipo de artículos, como discos de música, ropa, libros, artículos deportivos, escuelas, hospitales, etc.

En la actualidad, se continuan utilizando las cajas registradoras, que contabilizaban primero de manera mecánica, y ahora electrónicamente, las operaciones efectuadas en la tienda o comercio así como las cantidades en moneda. Al final del día se hace un “corte de caja” y se imprime en una cinta de papel, cada una de las operaciones del día, así como los totales; también existen cajas registradoras que se conectan a una computadora y envian la información electrónicamente. Existen también cajas registradoras FISCALES, es decir, que tienen una autorización por parte de la autoridad gubernamental para ser un "sistema de comprobación fiscal" que sea capaz de emitir un ticket fiscal que pueda ser utilizado como un comprobante de pago para la declaración de impuestos.
Las necesidades de mayor y mejor información fueron creciendo con el tiempo y entonces surgieron los programas para computadora que le dieron a esta aplicación un giro total.
Existen en la actualidad una amplia variedad de programas que cumplen con estas funciones, además de los accesorios para la computadora.
Poco a poco se han integrado más periféricos a la computadora que simulan a la caja registradora, como el cajón de dinero, la impresora de tickets, el display para mostrar al cliente la cantidad que se va marcando, etc.
Además, los lectores de código de barras hacen que la operación sea más rápida y sin errores.
También existen las terminales portátiles con lector integrado de código de barras, que han hecho que el levantamiento de inventarios, se puede hacer mas frecuentemente, de manera totalmente automática y en una fracción de tiempo muchísimo menor de la que representaba hacer un inventario a mano, y con una exactitud casi perfecta.

La siguiente pregunta que nos debemos hacer es: ¿Cómo elegir un Sistema de Punto de Venta?

A continuación describiremos uno por uno los componentes que en la actualidad integran un Punto de Venta típico así como las diferentes aplicaciones en las que podemos utilizar esta útil herramienta de trabajo.

Computadora
Programa de Punto de Venta
Impresora de tickets
Cajón de dinero
Display
Impresora de reportes
Lector de Código de Barras
Terminal portátil de captura
Bascula
Lector de Código de Barras con báscula

Computadora

La computadora es el componente principal en el que basamos nuestro Sistema Punto de Venta.
En la actualidad ya son muy rápidas y con una capacidad de almacenamiento muy grande. Además, dependiendo del tamaño de la tienda o negociación, podemos utilizar varias computadoras conectadas en red, de modo que la información de las bases de datos se pueda compartir. Existen aplicaciones en donde además de compartir las bases de datos en diferentes computadoras dentro de la misma tienda, se requiere que las computadoras se encuentren enlazadas a un equipo maestro que muchas veces no se encuentra en la misma locación y tal vez ni en la misma ciudad o país, de modo que también se requerirá algún sistema de enlace y comunicación como redes privadas, publicas o Internet, para compartir en cualquier momento los resultados de las transacciones comerciales, así como los niveles de inventarios.
Esta computadora es desde una PC común, hasta equipos más sofisticados, como PC’s con varios puertos de comunicaciones: RS232, USB, ethernet, etc. para facilitar la conexión a periféricos y redes externas. También se utilizan equipos multiusuarios y terminales tontas en el Punto de Venta.

Programa Punto de Venta

Existe una variedad importante de programas Punto de Venta. Algunos cubren exclusivamente la necesidad de registrar una venta, emitir un ticket o comprobante de operación y la explosión de los datos generados a partir de esa operación, como son totales de ventas con diferentes peridiocidades, niveles de inventario y sus movimientos. Otros mas, forman parte de una suite de aplicaciones que van desde la contabilidad de la negociación y todos sus reportes, control de chequeras y bancos, la nomina de los empleados, el sistema de control administrativo de la empresa en general, hasta los diferentes análisis financieros.
Si nos preguntamos cual es el mejor programa de Punto de Venta pueden surgir muchas respuestas, pero podemos decir que la mejor opción es el programa que mas se amolde a las necesidades del negocio, dependiendo del ramo así como del tamaño.
Existen programas Punto de Venta para diferentes aplicaciones: tiendas de abarrotes, deportes, librerías, etc. hasta programas mas especializados como el de zapaterías y tiendas de ropa, en donde el mismo producto cuenta con diferentes características como son la talla, el modelo, el color, etc. o los de restaurantes, en donde además se manejan las llamadas “formulas” o “paquetes” en donde un determinado platillo se forma de varios ingredientes y en el momento de hacer una venta, se actualizara el inventario de cada ingrediente. Negocios de este tipo además llevan el control de las mesas, los meseros que atienden cada mesa, los comensales de cada mesa, los grupos, las cuentas de consumo de cada mesa, cuentas separadas, etc.
La variedad de aplicaciones es grande, pero para cada una ya existe un programa Punto de Venta. En ciertas aplicaciones no se utiliza alguno de los periféricos, como podría ser una bascula como en el caso de una librería, o como un lector de código de barras, como en el caso de un restaurante.


Cajón de Dinero

Como se menciono, el sistema Punto de Venta, simula a la caja registradora. De ese modo fue que se incorpo el cajón o gaveta de dinero. Este cajón puede ser metálico o plástico y cuenta con los compartimientos para acomodar los billetes y monedas de la operación diaria. Este cajón se abre en el momento del cobro. Por lo general se conecta a la impresora de tickets o a un puerto serial o de impresión de la computadora.
Lo más popular es conectarlo a la impresora, y al momento de que empieza a imprimir el ticket de compra, emite un pulso eléctrico a través de un cable conectado al cajón el cual activa un electroimán y se abre el cajón.

Display

Las cajas registradoras, originalmente eran mecánicas y los números de las operaciones se mostraban por medio de pequeñas láminas grabadas con el número respectivo y posteriormente cuando fueron electrónicas, se incorporo un display de números digitales, de modo que el cliente pudiera observar cual era la cantidad a pagar.
Ahora existen displays que se conectan a un puerto serial o de impresión o inclusive a la impresora de tickets para mostrar las cantidades parciales y totales de la operación.

Impresora de tickets

En las cajas registradoras se imprime un pequeño ticket o comprobante de compra. Ahora, se utilizan impresoras de rollo de papel; estas pueden ser térmicas o de matriz de puntos. Este ticket ahora inclusive puede ser comprobante fiscal, siempre y cuando el programa que lo imprima tenga la autorización de la Secretaria de Hacienda para emitirlo. Estas impresoras además pueden imprimir el logo de la empresa, inclusive en varios colores.

Impresora de reportes

Una parte muy importante del sistema Punto de Venta son los reportes. Mediante ellos podemos enterarnos perfectamente del estado que guarda nuestro negocio.
Volumen de ventas por producto, por promoción, por temporada, por vendedor, etc. Podemos obtener el inventario actual después de la venta del día, así como planear estrategias basadas en los mejores productos, los mas o los menos vendidos, etc.
Se utilizan impresoras normales de cartucho de tinta o de matriz de puntos.

Lector de Código de barras

El lector de Código de barras constituye una gran ayuda en la operación diaria. En cada operación de compra, nosotros vamos a introducir el código del producto. Este código generalmente es de números y por cada producto, tenemos que teclear por lo menos 12 dígitos. Si lo hacemos manualmente, es seguro que tomaremos mucho tiempo en hacerlo además de que podemos tener errores que nos darán como resultado, perdida de tiempo y se vera reflejado en la rapidez con que atendamos al cliente.
Utilizando el lector de código de barras nos va a ahorrar muchísimo tiempo, además de que no habrá errores. La característica del código de barras es de que o lo leemos correctamente o no leemos nada.
Los lectores de código de barras han dado un impulso muy importante al sistema Punto de Venta, al agilizar el cobro, además, la facilidad de dar de alta artículos en nuestro sistema en el momento de incorporarlos al inventario.
Existen varios tipos de lectores de código de barras dependiendo de la tecnología de lectura, así como de la aplicación en que se utiliza.
Pueden ser:
- Manuales, semifijos y fijos.
- CCD, Láser e Imagen
- De una línea y omnidireccionales

Terminal portátil de captura

Para levantar inventario en una tienda o almacén, se puede hacer de modo físico, contando uno a uno los productos y anotando ese conteo en papel, es decir, totalmente a mano.
Existen terminales portátiles con lector de código de barras integrado que facilitan y agilizan enormemente esta tarea. Algo que puede tardar mas de dos días, podemos decir que utilizando esta Terminal portátil, podemos hacerlo en solo algunas horas.
Este dispositivo generara un archivo que podemos “transmitir” a la computadora, de modo que podamos comparar ese inventario “físico” con el inventario de acuerdo a nuestros movimientos del periodo. De este modo, fácilmente podemos hacer comparaciones inmediatas y tomar decisiones para optimizar nuestra siguiente compra de productos para nuestra tienda. Además, podemos también capturar la ubicación física de nuestros productos, de modo que sea más sencillo encontrarlos.

Bascula

En el Punto de Venta, también tenemos la necesidad de pesar productos que se venden a granel, por lo que podemos utilizar una bascula comunicada con nuestro sistema, de modo que podemos pesar el producto a vender y efectuar la operación necesaria para calcular el costo total. Estas básculas se conectan a nuestra computadora a través de puerto RS232 o USB.

Lector de Código de barras con báscula

Un equipo periférico muy utilizado desde hace tiempo en los supermercados ha sido el lector de código de barras con báscula integrada, de manera que el cajero puede “leer” el código de barras del producto o pesar el producto a granel, todo en el mismo espacio del mostrador. Este lector se encuentra conectado a la PC a través del puerto RS232 o USB. Estos lectores son omnidireccionales de manera que el operador o cajero no tenga que orientar el código de barras para ser leído.

Punto de Venta (2)

Cualquier día en la oficina del distribuidor de equipo de computo…

—Buenos días, “Computación es su Solución” a sus ordenes; en que le puedo servir?
—Gracias señorita, llamaba porque necesito un sistema… de… de código de barras para mi tienda; usted me puede ayudar?
—(What?....) eeeh…. Si….dígame… mmm….de que marca?
—(What?....) este, pues el que hay en las tiendas, no se bien la marca, pero me uuurge, porque nos van a hacer auditoria y no tengo ni idea de mi inventario…
—Claro que si; permítame, déjeme comunicarle a ventas con el ingeniero Sánchez...
(suena la extensión en el privado…..)
—Chato, aquí en la línea tengo un cliente que busca algo de barras, le puedes ayudar?
—(What?....) claro, pásamelo…
—Si dígame, habla con el ingeniero Sánchez, en que le puedo servir?
—Gracias, inge. Le decía a la señorita que necesito el código de barras para mi tienda. Me urge porque ya llevamos mucho tiempo queriendo ponerlo, pero pues no habíamos tenido la necesidad….. bueno, mas bien, nos cayó Hacienda y el auditor me recomendó que pusiera un sistema….y mas bien es por eso. Me dijo que así ya no tendré problemas a la hora de calcular impuestos.
—(Ah si?.....) Ah claro, señor!…. señor….
—Sr. Hernández
Claro que si, señor Hernández. Nosotros conocemos de estos sistemas y le podemos ofrecer el que usted requiere.
—(Mmta…lo único que conozco es lo del boletín…. que le digo…)
—Claro que si, será que lo que necesita es… un Sistema Punto de Venta? (creo…)
—Ándele, eso fue lo me dijeron que instalara… ¿cuanto cuesta?
—Mire, mañana mismo le envío su cotización. No se preocupe, hasta luego

Mas tarde en la oficina del distribuidor de computadoras…
—Mmm… ¿y que le vendo? Aquí aparecen varias opciones… programas, cajones, torretas, lectores… y de varios precios… ¿el más barato será el mejor? ¿O requerirá algo mas completo?...
¿QUE LE RECOMIENDO QUE COMPRE? ¿QUE LE PUEDO VENDER?


Esas preguntas nos las hemos hecho varias veces. Las opciones parecen interminables además que desconocemos la aplicación para cada producto.

Empezaremos por describir cada uno de los componentes del Punto de Venta, descritos en el artículo anterior.

COMPUTADORA

La computadora es el dispositivo principal; aquí se ejecuta el programa de Punto de Venta. Todos los demás elementos se conectan a este equipo, por lo que su elección es muy importante para que nuestro sistema funcione eficientemente.

La computadora puede ser un sistema multiusuario con terminales “tontas”, una computadora especial diseñada para este fin, con varios puertos de comunicaciones y teclado programable, o hasta una computadora personal estándar, que es la más popular.
Aquí describimos brevemente cada una:

Computadora Multiusuario

Es una computadora de marca, generalmente con más de un microprocesador, con varios discos duros, memoria de procesamiento de gran tamaño, y dispositivos de comunicaciones. A este equipo están conectadas terminales “tontas” que ejecutan el programa; constan de teclado y monitor. Cada terminal se encuentra en cada una de las cajas y mostradores donde se hace el cobro, así como el almacén donde se hacen entradas y salidas de mercancía, contabilidad, etc. de manera que todas actualizan la información en la computadora principal. A esta terminal se le puede conectar periféricos como lector de código de barras, bascula, teclado programable, lector de banda magnética, impresora de ticket, cajón de dinero, etc. A veces estas terminales están en un sitio remoto de la computadora, y se conectan por MODEM o enlaces dedicados. Estos equipos utilizan varias plataformas, como UNIX, LINUX, JAVA y otros. Varios de los equipos multiusuario son de grandes compañías como IBM y NCR. Cuentan con Sistemas de Punto de Venta completos, con su propio sistema operativo, periféricos, etc., aunque la tendencia es la arquitectura abierta, es decir, que aun los sistemas grandes sean compatibles con los sistemas operativos populares como Windows.

Computadora Punto de Venta

Es una computadora de marca, con un microprocesador, disco duro, memoria normal y con varios puertos de comunicaciones (RS232 y USB) y a veces montada en un gabinete totalmente diseñado para albergar periféricos como monitor pequeño, impresora de ticket, cajón de dinero, display, etc. También se interconectan a través de redes locales o remotas. Están basados en una computadora personal, y generalmente utilizan Windows.

Computadora personal

Esta computadora puede ser de marca o ensamblada. La característica de las ensambladas es su precio bajo comparada con las anteriores y la facilidad de expansión en recursos: memoria, puertos, discos duros, etc., pero esto no implica que las de marca no tengan características a veces superiores, que van en función del precio. Se utiliza de escritorio y también se utiliza laptop, aunque puede estar limitada en numero de puertos de comunicación, muy necesarios cuando utilizamos varios periféricos, además que su costo es mas alto comparado con una de escritorio. Otras computadoras personales como Apple, utilizan su propio sistema operativo. No existen muchas aplicaciones de Punto de Venta para esta plataforma.

Entre los componentes que utiliza la computadora, tenemos el teclado, el monitor y el Mouse.

Existe el teclado programable, que cuenta con más teclas que un teclado normal, las cuales pueden ser programadas de modo que con oprimir una sola tecla, nos envíe una secuencia o combinación de teclas, muy utilizadas en los programas de PDV. Hay otro tipo de teclado que esta diseñado para un trabajo más rudo, con teclas más grandes y robustas, para una vida útil mayor. Otros cuentan con lector de banda magnética, muy utilizado para leer la banda de las tarjetas de crédito cuando se hace el pago.

El monitor puede ser monocromático, aunque varios de los programas PDV cuentan con imágenes y textos de colores muy vistosos además de ser muy útiles para el propio usuario, por lo que se recomienda que sea a color. Se puede utilizar monitor plano de cristal líquido LCD, que nos ahorrara espacio en el área de trabajo. También existe el monitor de toque Touch Screen, que al utilizarlo con algunos programas PDV, nos dará muchísimas facilidades al no tener que utilizar el Mouse. Existen varios programas PDV que sacan el mayor provecho de este tipo de monitor, ya que inclusive, no requieren utilizar el teclado de la computadora para introducir información, porque en la pantalla presentan un teclado que operamos a través del Touch Screen. Esto es muy conveniente cuando por el tipo de aplicación, para el operador es más sencillo utilizar inclusive un solo dedo, una pluma o algún otro objeto para tocar la pantalla. Es muy común ver estos monitores en restaurantes, comida rápida y aplicaciones en donde el operador no siempre tiene las manos completamente libres y seria muy complicado utilizar un teclado normal.

Podemos concluir que la computadora depende del tipo de aplicación y el tamaño de la empresa.

Algunas de las grandes cadenas de supermercados y tiendas departamentales utilizan sistemas multiusuario, aunque también la tendencia es utilizar computadoras personales conectadas en red a servidores. Podemos ver que la tendencia a la arquitectura abierta ha llegado a todos los diferentes nichos de mercado.

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